Aunque puede parecer sencillo, la gestión de proyectos puede llegar a ser un proceso complejo y engorroso. Los gerentes de proyectos deben llegar hasta al final con sus «bebes», a tiempo y dentro del presupuesto.
Hay muchas razones por las cuales un proyecto puede fracasar pero no queremos que ese sea tu caso y por eso te presentamos estas (7) siete estrategias para cumplir tus metas y hacer de tus proyectos un éxito rotundo.
Finaliza los detalles de tu proyecto
Antes de comenzar un proyecto, asegúrate de haber sentado las bases para el éxito. Esto significa obtener la aceptación de todos los interesados y comprender las expectativas involucradas. Debes definir claramente el alcance del proyecto en sí, incluidos los diversos roles y responsabilidades de los miembros del equipo.
Desarrolla un plan detallado y define tus objetivos, luego crea criterios medibles para cumplir con éxito.
Crea tu línea de tiempo. Por supuesto, es probable que ciertos elementos cambien a lo largo del camino. Pero si tu plan inicial tiene suficientes detalles, tu equipo podrá adaptarse.
Establece responsabilidades claras
Otra parte clave de una gestión de proyectos exitosa es tener claro qué miembros del equipo son responsables de todos los componentes de un proyecto. Esto hace que sea más fácil crear responsabilidad. Una vez que hayas establecido las expectativas, asegúrate de que todos están en la misma página y sepan cuándo deben trabajar duro y hacer sus entregas (además de conocer como su trabajo contribuye al proyecto en su conjunto).
Elije al equipo y sistema correctos
Cuando tu plan esté en su lugar y las expectativas sean claras, podrás asignar tareas a los miembros del equipo. El rol de un gerente de proyecto consiste en lograr una combinación ganadora de habilidades, talento y personalidades adecuadas para cada proyecto en particular.
Ten en cuenta que los conjuntos de habilidades deben alinearse con los requisitos del proyecto. «Para que un proyecto sea exitoso, debes contar con el equipo de proyecto adecuado, personas cuyas habilidades y experiencia puedan beneficiar el proyecto», explica la experta en proyectos Jennifer Lonnoff.
Trata de evitar tener demasiadas personas en tu equipo; por ejemplo, Amazon utiliza la metodología «pizza», basada en la idea de que «un equipo no debe tener más de 6 a 10 personas».
Define hitos
Es importante definir hitos clave a lo largo del proyecto. Una buena forma de comenzar es incluir cuatro fases principales: iniciación, planificación, ejecución y cierre. Luego puedes realizar una evaluación después de cada fase y saber cómo le está yendo a tu equipo al examinar las entregas. Este proceso te mantendrá informado acerca de cualquier problema que surja mientras cada fase del proyecto se completa con éxito.
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Establece una comunicación clara
Otro elemento que puede llevar al éxito o al fracaso a tu proyecto es la comunicación. Tendrás que crear un plan de comunicación que indique con qué frecuencia se comunicará tu equipo con las partes interesadas, cuándo se llevarán a cabo las reuniones de retroalimentación y más. Los gerentes de proyecto tienen la responsabilidad de crear informes de estado, por lo que también debe planificar con qué frecuencia los enviarán y quién los recibirá.
Administra los riesgos de tu proyecto
Siempre hay riesgos involucrados. Sin embargo, cuando los conoces desde el principio, puedes administrarlos y asegurarte de que no surjan problemas mayores. Un gerente de proyectos calificado debe tener planes de contingencia establecidos, tomar medidas preventivas e incluso intervenir con medidas correctivas.
Evalua el proyecto después de la finalización
Cada proyecto proporciona información que puede ser utilizada en el futuro. Es por eso que revisar el proyecto en su conjunto es una práctica muy valiosa. Ten en cuenta las ganancias y las áreas que deben mejorar en proyectos futuros, y asegúrate de considerar el retorno de inversión planificado.
Un buen gerente de proyectos sabe qué salió bien, qué salió mal y cómo hacer ajustes la próxima vez. Esta habilidad le ayuda a desarrollar mejores prácticas para su trabajo futuro.
Fuente: online.king.edu